Im Dschungel der DSGVO, Teil 4: DSGVO und Mitarbeiter

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DSGVO und Mitarbeiter: Diese Reise-Etappe durch den Dschungel der DSGVO ist für mich eine kurze und recht übersichtliche. Ich bin Freiberuflerin und habe tatsächlich zum 01. Februar diesen Jahres eine Mitarbeiterin eingestellt. Zum ersten Mal. So habe ich bei der administrativen Vorbereitung gleich auf einige Regelungen zum Datenschutz geachtet.

DSGVO und Mitarbeiter Datenschutz

In Bezug auf die DSGVO und Mitarbeiter gibt es zwei Themenbereiche:

  1. Der Schutz der Mitarbeiter-Daten
  2. Schutz der Daten, mit denen der Mitarbeiter zu tun hat

DSGVO und Mitarbeiter Daten

Selbstverständlich erfasse ich personenbezogene Daten, wenn ich einen Mitarbeiter beschäftige. Hier ist es wichtig, den Mitarbeiter darauf hinzuweisen (Informationspflicht), welche Daten wo, wie und von wem erfasst und verarbeitet werden. Ich habe dazu eine Information im Arbeitsvertrag erfasst. Hier geht es beispielsweise um die Daten, die für die Anmeldung notwendig sind. In meinem Fall bei der Minijobzentrale (Knappschaft Bahn See), da meine Mitarbeiterin einen Minijob bei mir hat. Die Anmeldung sowie die Lohnabrechnung habe ich an meinen Steuerberater outgesourct. Auch darüber wurde die Mitarbeiterin informiert.

DSGVO und Mitarbeiter Datenschutzregeln

Meine Mitarbeiterin arbeitet hauptsächlich im Backoffice und unterstützt in der Buchhaltung und bei Angeboten und Rechnungen. Hin und wieder, jedoch nicht regelmäßig, verarbeitet sie dabei auch personenbezogene Daten von Interessenten und Kunden. Ich habe Sie über die entsprechenden Vorschriften und Regelungen zum Datenschutz infomiert und Sie hat zwei zusätzliche Dokumente unterschrieben.

  • Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses nach § 5 BDSG
  • Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung des Datenschutzes, Gültig mit Anwendbarkeit der DSGVO ab 25. Mai 2018

Zugegeben, für mich ist das Thema DSGVO und Mitarbeiter übersichtlich, da ich nur eine Mitarbeiterin habe und diese erst vor kurzem eingestellt habe. Für manch andere ist hier sicherlich einiges mehr zu tun. Insbesondere Unternehmen, die Jobs ausschreiben und Bewerbungen erhalten, gibt es eine ganze Reihe an Regeln einzuhalten.

Für mich ist noch unklar, ob ich mit dem Steuerberater und der Minijobzentrale ein AV-Vertrag abschließen muss. Da bin ich noch dran. Übrigens habe ich schon Stimmen gehört, die meinen, auch mit den Krankenversicherungen und Finanzämtern müssten AV-Verträge geschlossen werden. Tja, auch das ist wohl noch zu klären. Ob es Sinn macht, den Datenschutzbeauftragten des Landes danach zu fragen?

Wer eine schriftliche Quelle kennt mit verbindlicher Aussage zum Thema AV-Vertrag mit Steuerberater, Krankenkasse, Finanzamt schickt mir bitte den Link per E-Mail! Danke. Sobald ich dazu Klarheit habe, werde ich diesen Beitrag hier aktualisieren.

Hilfreich waren für mich zu diesem Thema mal wieder die Informationen von eRecht24.

Zu DSGVO für Personaler, Rekruiter und Active Sourcer gibt es umfangreiche Informationen im Web. Wenn noch nicht geschehen, sprechen Sie am besten Ihren Datenschutzbeauftragten oder -Verantwortlichen an, um zu prüfen, ob Ihre Prozesse überarbeitet werden müssen. Auf jeden Fall beschäftigen Sie sich mit den Pflichten zur Information, Auskunft und Löschung.

Sie sind auch Freiberufler oder ein kleiner Unternehmen und interessieren sich für meine Erfahrungen und Maßnahmen zur DSGVO? Hier können Sie die ersten Beiträge zur Serie „Im Dschungel der DSGVO“ nachlesen:

Weitere Artikel sind in Arbeit, zum Beispiel, wie ich das Verfahrensverzeichnis erstellt habe.

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