Eine Marketingaktion kann nur so erfolgreich sein wie die ausgewählten Kontakte gut sind!
Ob im Marketing, im Vertrieb oder im Service – in allen Bereichen Ihres Unternehmens nutzen Sie Daten von Kunden oder potenziellen Kunden. Dafür benötigen Sie gute, strukturierte, aktuelle Datensätze mit allen relevanten Informationen.
Ihre Adressdatenbank ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Erfolgs und darf nicht vernachlässigt werden.
Durchschnittlich ändern sich 20 bis 30 % der Unternehmensadressen pro Jahr!
Das bedeutet: Pflegen Sie Ihre Datenbank!
- Pflegen Sie alle Informationen (Adresse, Profildaten, Ansprechpartner, Aktivitäten) in einer Datenbank.
- Aktualisieren und kontrollieren Sie Ihre Adressbestände regelmäßig, etwa alle 3 Monate.
- Sie haben Adressbestände, die 3-4 Jahre nicht aktualisiert wurden? Machen Sie eine Stichprobe:
- Ist die Fehlerquote größer als 3% kontrollieren und aktualisieren Sie alle Daten.
- Bauen Sie einen neuen Adressbestand auf oder buchen Sie einen Dienstleister, der die Prüfung und Aktualisierung für Sie übernimmt.
Tipps für die Pflege Ihres Adressbestands von Anfang an:
- Dubletten-Check schon bei der Anlage eines neuen Datensatzes.
- Vollständige Adressdaten, aktuelle Ansprechpartner, lückenloses Aktivitäten-Protokoll aus Marketing, Vertrieb, Support.
- Quelle der Adresse hinterlegen, Datum der Anlage und der letzten Aktualisierung!
- Nutzen Sie eine Datenbank, besser noch ein CRM-System. Wenn keines vorhanden, dann Excel.
Und das gehört in einen gut gepflegten, vollständigen Datensatz:
Ich unterscheide in ein Basisprofil und ein erweitertes Profil.
Im Basisprofil erfassen Sie alle allgemeinen Informationen zum Unternehmen, wie:
- Unternehmensname
- Kontaktdaten des Unternehmens
- Geschäftstätigkeit (Branche, Kurzprofil)
- Struktur (Headquarter/Zentrale, Niederlassung…)
- Größe (Anzahl Mitarbeiter, Umsatz)
- Entscheider (Name und Kontaktdaten)
Was ist ein erweitertes Adressprofil?
Idealerweise ergänzen Sie Ihre Adressen um weitere Informationen, die für Ihr Unternehmen und Ihre Aktionen notwendig sind. Welche Informationen das sind, hängt von Ihrem Geschäft ab.
Hier einige Beispiele:
- Anzahl Mitarbeiter, Büroarbeitsplätze
- Anzahl Mitarbeiter Außendienst bzw. Anzahl Mobilfunkgeräte etc.
- Aktuelle Unternehmenslösungen
- Was wird eingesetzt, wie alt sind die Produkte/Lösungen, wie zufrieden ist man?
- Zugehörigkeit zu Verbänden, Arbeitskreisen
- Kundensegmente, Vertriebsgebiete
- ITK intern oder extern
- Aktuelle Marktsituation (Herausforderungen, gesetzliche Vorgaben…)
Viele dieser Informationen können Sie vom Vertrieb erhalten.
Oh je, das klingt aufwändig. Ja, das ist es. Nutzen Sie Ihre internen Abteilungen, um die Daten zu vervollständigen. Nutzen Sie für alle Datensätze eine Datenbank, die von Vertrieb, Marketing und anderen Abteilungen gepflegt wird. Bei Bedarf können Sie auch externe Dienstleister beauftragen, Ihre bestehende Datenbank zu prüfen und zu aktualisieren und ggf. weitere Adressen hinzuzufügen.
Legen Sie einen Verantwortlichen fest, der einen Plan erarbeitet, wie Sie Ihre Datenbank optimieren.
Mögliche Arbeitsschritte für die Profilierung von Adressdaten und die Erstellung der Datenbank:
Wichtiger Hinweis zu E-Mail Daten und E-Mail Marketing:
Sie können die E-Mail Adressen der Kontakte in Ihrer Datenbank erfassen, aber nicht automatisch auch verwenden. Bedenken Sie, dass der Kontakt dem Empfang von E-Mails zu gestimmt haben muss. Stichwort: Double-Opt-In. Dazu in einem der nächsten Beiträge mehr!